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企业培训师观点:时间管理是什么

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

时间管理
  
  人的记忆和注意力集中是很有限的,没法同时记着很多事情,做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助,可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好,不重要的事情做了一堆(而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件,进入恶性循环)。
  
  这样几次之后,你知道要记住重要的事情,可是平时注意力很容易转移,心里又惦记着还有什么事情,不要不小心忘了…另外,正是因为我们的资源往往不够,才需要GTD,这种情况下就要有取舍,没有条理,就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
  
  GTD会给你催促自己赶快完成的印象,也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点,其实这样正是为了快点解决(或者前进一步,然后放到以后的计划里),从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
  
  重要的事情不会忘的,等到后果出现的时候自然也回想起来,关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

  时间管理是什么

  ●将事情整理得有条有理的方法。
   如何把主管交办事项,自己想到的念头,一些值得参考的事项,整理的有条有理的方法。
  
  ●将事项组织化
   将这些事项组织化,化成一个个的任务,让你一目了然。
  
  ●将任务化成工作清单
   将任务化成一张张的工作清单,并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单,有效率地完成工作。

工作流程

 基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的(如三层文件匣),也需要计想法事件的(如小记事本orPDA)这是所谓的收集。

NEXTACTION和DATEBOOK是完全不同的,并非是不同的分类

  当杂事进来,你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXTACTION,

  下一步行动又有以下几种

  规划任务(也是一种下一步行动)

  执行任务事项(多步骤的下一步行动)

  执行单一下一步行动

所以所有的事都有下一步行动了,所有的下一步行动现在要再做进一步分类,你现在有时间时,两分钟内的事就立刻完成,无法两分钟内完成的又分为三种

  一.等待清单,这件事要委托他人完成,所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱,叫你的下级完成某件企划案)

  二.Claendar这件事情需要在特定的时间或日期去做,此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼,和朋友约会,开会时间)

  三.下一步活动清单不能在两分钟内完成,不能授权出去,并非要在特定时间下完成,此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TODO来放置。

●1.收集(Collecting)

  将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的如三层文件匣,也需要计想法事件的如小记事本orPDA,这是所谓的收集。

●2.整理(Processing)

  第二步是要整理,我们收集到一个程度,就需要做某程度的整理工作,例如一天一次或一天数次,GTD书上说要让自己不感到心慌,可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来,分门别类一下(如垃圾参考资料孵化资料任务计画中的任务列在行事历的事件授权给他人处理的事件下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。