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企业培训师观点:企业制度建设中必须管理的4个方面

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

制度的力量是巨大的,企业制度建设带有根本性和全局性。人都具有机会主义的倾向,同时,对于客观世界和具体事物,人们的认知能力又是有限的,企业制度建设对于克服机会主义倾向和帮助解决人们的认知局限都有极大的好处。现在很多企业都把优化内部控制制度建设、推进全面风险管理作为一项重要工作来抓,国务院国资委专门下发了《中央企业全面风险管理指引》,要求所属中央企业要全面开展企业制度建设,各企业也籍此梳理优化自己的制度、流程,对相关的规章制度进行修订和补充,制定了许多规章制度。然而,制度要想发挥应有的作用,既取决于制度是否得到执行,更取决于制度本身是否科学合理。就企业制度建设本身而言,笔者认为以下四个方面尤为重要。

  一、制度的内容应该明确。

  制度主要是约束个性化的行为,告诉人们什么可以干、什么不可以干?因此,制度的规定应该明白无误,只有这样,制度才能够被有效地执行,也才能达到制度的目的。

  我国的传统文化里有两种很有趣的现象。一种叫“差不多”,大到形势判断,小到日常生活中的一些安排,人们容易用“差不多”来作标准;另一种叫“看着办”,遇到问题容易根据不同情况采取不同措施,人们有时智慧地把这种方法称为“摸着石头过河”、“具体问题具体分析”,等等。这两种现象作为一种思维方法或者工作方法,都有其科学合理的成分,但是,作为企业制度建设则不能“差不多”、“看着办”。制度一定要讲“多”就是“多”、“差”就是“差”,该怎么办就怎么办。

  制度要做到内容明确,就必须细化。制度应该对每一项行为都要作出明确的规范、程序和要求,制度从本质上来讲,是属于限制自由的,每一项制度至少要包括“做什么、怎么做、不做怎么办?”三个方面的内容。我们曾经组织人员到惠州中海壳牌考察学习,其规定就很好地体现了制度的明确和规范,比如连进出公共卫生间的门怎么开都有要求,进和出的要求都不一样,再比如对外提供材料,哪怕是对股东单位派来学习的人员提供一般意义的宣传材料或者要求对公司厂区进行拍照留念,也要履行相应的审批手续,再比如像企业文化、建设和谐社区这样比较抽象的内容也都能细化为具体的工作要求,等等,给人印象深刻。

  二、制度应该做到责任和权利相对等。

  一个制度光有明确的要求和规定还不行,还必须要有相应的考核和约束机制,一个不能考核的制度,一个没有约束的制度,最终是不能成为制度的。而能考核和能约束的基本条件是既要有责任,也要有权利。

  企业制度建设的体系化和科学化是责任与权利对待的表现。所谓体系化就是指各种制度之间要有有机的联系,各种制度不是简单的堆集,不是搞汇编,而是要有内在的体系要求,要有根本的、管制度的制度,有实施细则,有行为规范,有落实要求,这主要表现的是责任,各级的责任。所谓科学化是指制度本身要逻辑清晰,结构合理,权责明确、对等,既有要求,也有权利,不同的责任给不同的权利,不同的权利提不同的要求。责任与权利相对等的制度是一个合理的制度,也是一个容易让人接受、容易得到执行的制度。企业制度建设如果权利和责任不对等,就容易出现在制订制度时是“高标准”——把制度的内容人为地拔高,超出了制度作为工作规范的范围,而在执行的时候又变成了“低要求”——对道德式的、教条式的制度,缺乏执行的基础,最终流于形式,难以执行,更谈不上考核。比如,过去民营企业家常提倡职工要发扬主人翁精神、要“爱司如家”,这作为一种精神要求,是可以的,但是作为一种制度要求,显然是难以落实的。

  制度的执行实际上是责任与权利的相互利益补偿机制。对于严于执行制度的员工,要给予认可和表扬,对于执行制度好、有业绩的员工,应该给予晋升,对于不执行制度的人,要给予惩戒。好的给予奖励,差的给予惩戒,这就是补偿,社会包括企业就是在这种不断进行补偿的过程中得到进步。补偿机制能否得到有效运用,关键是要侧重于看行为,而不是看结果,对于执行制度而言,好结果也不能成为违反制度的挡箭牌。制度执行的不好,在很大程度上与管理层有关,有不少制度首先就是从管理层开始破坏的,特别是领导带头破坏的。当然,有时候制度执行不好,还有一个重要原因是制度本身有问题,有的是制度的要求太高,成为了道德层面的内容,一般人达不到;有的是制度太模糊,操作性不强;还有的是制度太超前,超出了公司大多数员工所能理解和接受的范围,成为空中楼阁。
三、要对制度进行广泛的宣传

  知是行的前提,了解制度是执行制度的基础。一般来讲企业制度建设都会具有一定的超前性和针对性,这样才能对实践起到更好的指导作用。一个有一定超前性和针对性的新规定出来,要想执行的好,前提是让执行的人了解和知道。

  我觉得民营企业家在宣传制度方面还有差距,习惯于制订制度,不习惯于宣传制度。广大员工是执行制度的主体,制度制订出来以后,应该进行广泛的宣传,要进行培训教育,让员工、让执行制度的人完整地了解制度的要求。不仅要了解制度的条文,而且要了解制度的内涵,就像古希腊哲人讲的:熟知并非真知。何况我们有时候对制度还做不到熟知,我们一定要让员工真正地知道各种制度。制度的执行是有成本的,企业的一切行为都是有成本的,包括像思想政治教育这样的软工作都会有成本。广泛的宣传教育,是执行制度最低成本的选择,等到制度不执行,出现了问题,再去花时间和精力纠正,那要付出更大的成本。

  广泛宣传制度还有另外一个好处,那就是能够帮助形成公司的文化理念。我理解企业文化就是企业制度和行为的积淀。制度越先进,制度越深入人心,制度执行的越好,企业的文化特点就越明显。文化一开始,由先知先觉者发起,是少数人改变多数人的游戏,等大家都改变过来了,新来者就成了少数,于是又变成了多数人改变少数人的游戏。当对公司的制度不断地进行“宣传-执行-评估-修订-再宣传-再执行”的循环,就能够使制度内化为员工的日常行为,也只有当员工真正地把制度当作自己行为的标准和指南,并以执行制度为骄傲的时候,才是企业文化形成的时候。企业文化不是说出来的,而是做出来的,成功的企业在其文化的背后都有一套制度作保障。比如BP(英国石油公司BritishPetroleum),在1998年收购阿莫科之后,对其品牌进行了再定位,放弃了“英国石油”这一公司名称和盾形的品牌标识,开始启用太阳花标识,并将公司名称简化为BP,代表着“不仅贡献石油”,其中绿色环保被定位为公司的文化追求之一。为了达到这一目标,其在工厂的选址、工程设计、施工等各个环节都制定了一系列的标准,这个标准远高于很多国家的国家标准,没有谁监督它,它自觉执行,靠努力赢得社会的尊敬。

  四、制度要为公司的战略服务。

  制度应该为公司的战略服务,是公司实现战略目标的手段。制度本身不是目的,制度的目的是要更好地帮助公司实现既定的战略。

  制度要适合公司的战略、业务及管理水平。制度只是公司竞争力的一个部分,不是全部,好制度是好公司的必要条件,不是充分条件,仅仅通过企业制度建设是不可能创造一个成功的企业的,制度关键是要符合公司的客观条件,因此企业制度建设不能简单地照抄、照搬,制订制度主要依靠公司自己的力量。当然,制订制度可以学习和借鉴先进的制度,优秀的外脑也可以利用,但最重要的是要结合实际,要消化和吸收。制订制度的出发点是为了帮助和改进公司的工作,而不是简单地为了控制,制度要有价值,要让执行制度的人感到执行制度的成果。

  制度本身也有一个与时俱进的过程。时势转换,需要对制度进行修订,制度要有持续完善的机制。制度制订出来以后,环境变了、情况变了、企业的战略变了,制度就要及时修改。不少企业制度建设中都有一种“健忘”的倾向,环境变了,不是及时地去修改制度,而是把原来的制度放在那儿,不执行,再另起炉灶,搞新制度,结果公司的制度越搞越多,制度重量不重质,不用的制度其实不是制度。这种现象不仅在企业存在,在国家层面也存在,2007年国务院集中开展行政法规规章清理工作以来,结果各部门、各地区清理了数以千计的过时的、残旧的各种规章,其中最引发民众关注的“一条生命只值300元”争议的《火车与其他车辆碰撞和铁路路外人员伤亡事故处理暂行规定》也是直到2007年才被废止。

  总之,企业制度建设十分重要和必要。但是,制度也不是万能的,公司要有好的制度、先进的制度,更要有能够坚持执行的制度。长期坚持,公司的管理水平就会越来越高。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。