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企业培训师观点:企业制度:沟通是企业信息制度建立的基础

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  这个世界上的问题,80%都是由沟通造成的。企业信息制度建设也不例外,企业信息制度的建立,不仅是一种企业制度管理和约束机制,更应该是一种有效的沟通机制。

  截至目前,我国企业信息制度成功的案例并不多,尤其是广大的中小企业,盲目跟风,贪大求全,导致企业信息制度建设不断遭遇挫折。据了解,在我国1000多万家中小企业中,已经或者初步实现信息化的还不足10%,多数企业信息制度建设的状况并没有达到理想的效果。

  相反,美国60%的小企业,80%中型企业和90%以上的大型企业都借助互联网普遍的开发商务活动。日本的情况更是如此,一些企业经营实现信息化,利润一年翻一番。以一家日本从事食品、食品添加剂进口及销售业务的小公司为例,公司成立不到5年,只有5名员工,去年公司全部销售额将近一半是通过网络实现的,税后纯利比上年增加了一倍。

  是什么原因使我国企业信息制度建设不能取得预期的效果呢?说到底,是沟通的问题。

  在我国,企业要不要上信息化企业制度管理项目,一般都是领导说了算。一把手说要上就上,上什么项目就上什么项目,其他人没有多少的发言权。这本身就是缺乏沟通的表现,埋下了企业信息制度建设的先天性缺陷。反映到CIO的职责上就是,国内的信息中心主管发挥的职能大多停留在技术层,没有充分参与到整个业务的核心层和决策层之中,远非真正意义上的CIO。

  例如,某企业于2003年上了ERP系统,从系统实施到系统上线,经过漫长的时间,终于大功告成。企业CIO以为工作完成,可以松口气了。结果,由于缺乏沟通,各业务部门数据输入常常不及时性,造成业务流程方面停滞,系统不能正常运行。另外,由于上了ERP系统后,大家对系统的依赖性越来越高,网络和数据的安全性问题日益凸显。如IP地址的盗用,使用人员在外网任意的操作带来的安全问题屡禁不止。这其实就是信息制度沟通不到位的表现,CIO并没有协助企业建立一套信息企业制度管理制度,而仅是一个技术企业制度管理人员。

  显然,CIO的这种职责定位,已经不能适应企业信息制度发展的要求。IBM与计世资讯发布的《中国信息化发展趋势白皮书》显示,中国CIO正面临着10大挑战,其中,核心挑战正在由基础建设向IT企业制度管理提升转变,挑战最大的领域是IT服务企业制度管理领域。数据显示,目前中国CIO最为关注的10大挑战中,与IT企业制度管理相关的问题占了一半的比例,这些问题都直接或间接与IT企业制度管理优化和提升相关。这意味着CIO对企业信息制度的建设和维护将发挥越来越重要的作用。

  良好的企业信息制度不仅要实现企业制度管理和控制的约束职能,还要能有效地控制信息的流向,使信息能够双向流通。因为信息制度的运行过程说到底是一个控制、反馈与改进的循环过程。这需要CIO充分发挥沟通能力。

  可以说,CIO所做的各种事情都需要通过沟通来完成。企业信息制度建设要想取得良好的成效,CIO需要熟悉公司的战略目标和业务要求;为了获得投资,需要同公司的企业制度管理层和领导层进行沟通;为了顺利地实施和推广信息系统,需要同各业务部门进行沟通,以得到他们的支持;组织项目开发、服务,需要同IT部门内一班技术人员沟通;购买软硬件、IT服务,需要同外部供应商谈判、沟通。CIO沟通的最终结果都需要在公司的信息制度中得到体现。

  2001年成立的北京谊安医疗系统股份有限公司,经过几年的发展,目前在国内拥有有30多个子公司和办事处,迫切需要加强信息化企业制度管理。为此,公司成立了信息部。

  为了使公司每个人员都养成良好的操作习惯和工作方式,在日常工作外,其CIO抽取各部门的人员进行培训,在生产、采购、财务、销售等部门寻求骨干支持,使系统更符合具体的作业操作,并要求信息部员工对使用者具体操作成果进行跟踪,一旦遇到问题,及时对系统数据进行复查,通过回溯来分析问题出现在哪儿,并及时协调部门相关人员来解决。

  结果,两年前,信息部的对口领导是行政综合总监,如今IT部已经归属董事长办,并形成了一整套信息企业制度管理制度,开始对推进企业流程企业制度管理变革发挥重要作用,这就是沟通的效果。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。