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企业培训师观点:项目经理职责和应具备的技能

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

通用汽车公司技术和培训部认为:”项目管理是未来的浪潮”。的确,自90年代中期随着西方企业大量中层经理的消失,项目管理日渐兴起,国内企业特别是IT企业中,按项目运作也日趋普遍,然而今天的组织却没能拥有足够的具备项目管理技能的合格项目经理。大多数项目经理从未接受过相应的项目管理培训就被推上了项目经理的岗位,承担起了项目经理职责。为了使项目经理能够主动地、具有前瞻性地、高效能地开展工作,下面谈谈项目经理职责和应具备的技能。

  一、项目经理职责从总体上讲,项目经理应确保项目范围在预算内按计划优质完成,达成项目目标,使客户满意(按项目的不同来源,客户可以是企业内部的某个部门或管理层也可以是外部企业或机构)。因此项目经理的基本职责就是领导项目的计划、组织和控制工作以实现项目目标,以及对项目成员的工作绩效进行考评。

  1.明确项目目标在进行项目计划前必须明确项目目标和客户期望,一方面要保证项目目标与企业经营目标的一致性;另一方面要与客户明确项目范围,并取得一致意见,通常这一点在签订项目合约前就应明确,并在项目启动会议上再次确认。

  项目经理还应保证项目目标被每一位成员所理解,以建立项目团队的共同使命与愿景,鼓励并帮助项目成员把项目工作与个人职业生涯计划联系起来。

  2.制订项目计划根据对国外成功的项目经理的调查,他/她们都把计划作为项目成功的首要因素。制订项目计划时应由项目经理负责,项目团队成员参与一起制订,设立项目里程碑,分解目标。这里,项目成员(至少是核心的项目成员)对项目计划的参与是非常必要的,它使计划更切合实际,易于普遍认同,并在执行阶段可以减少阻力,成员为了按计划实现目标能更加投入。通常,该计划应接受上级及客户的评审,获得认可。

  3.建立项目管理的信息系统根据企业的IT应用水平建立手工或电子信息系统,并确保每一位成员都能正确理解及时交流信息的重要性,并熟练运用这些系统,保证项目实际进程的信息及时获取与交流。信息交流的对象包括:项目组成员、项目经理、资源经理(对于矩阵组织)、上级领导或项目指导委员会,以及客户方的相关领导和成员。

  4.建立及/或贯彻项目管理制度项目经理还应负责建立及/或贯彻项目管理制度,包括项目费用、沟通、文档等的管理,这些制度是项目过程中成员的共同工作准则,必须得到有效的贯彻和落实。

  5.项目资源的组织组织工作主要是为执行项目计划获得适当的资源,并决定资源的分配,保证资源的高效利用。资源主要包括人员、设施、场地、资金等,由于项目成本及资源可获得性的限制,资源通常是项目的约束条件,一般在制订项目执行计划时,应同时结合制订相应的资源计划,以保证在资源约束条件下项目的成功实施。

  项目经理负责项目成员的任务分配,明确其工作范围与职责。值得推广的做法是要求责任成员对项目经理就明确的任务范围与职责作出书面承诺,这种个人承诺书有利于项目推进和对成员的考核,有效传递项目工作的压力,促使成员对项目工作的积极投入,同时项目经理应授予成员以相应的权力。

  6.项目团队的建设团队建设–把一组人员组织起来共同实现项目目标,是一个持续的过程,这是项目经理和项目成员的共同职责,而项目经理在其中要发挥重要作用。项目经理应创造条件确保项目成员能够经常交流沟通,营造良好的工作氛围,比如:安排成员在同一个办公区域工作、支持团队活动、召开非项目方面的团队会议等。

  7.项目控制在项目过程中,变化和冲突是不可避免的。项目经理应借助项目管理信息系统,对照项目计划,对项目的进程进行监控,及时掌握项目最新信息,及早发现问题并迅速采取纠正措施,使项目能够按计划实施。

  项目过程中的简短例会是应该善加利用的工具,项目经理可以通过例会检查项目工作、及时沟通、获取建议。

  8.成员考核项目经理还担负着对项目团队成员的考核职责。考核指标应定量与定性相结合,并以定量为主。若项目成员与项目经理签有个人承诺书的,可以承诺书中的指标为依据,通常包括项目任务及时完成率、成本、优质率、工作态度、团队精神等。

  9.其它根据企业的具体情况,项目经理的职责还可以包括人才培养、先进的项目管理工具的引进与推广、项目管理流程的优化等。

  二、项目经理的技能项目经理是项目成功的关键因素,必须具备相应的项目管理技能才能充分发挥应有的作用。

  领导能力简单地说,领导工作就是通过别人来完成工作,项目经理需要通过项目团队来达成目标。

  项目经理应懂得如何授权和分配职责,采取参与和顾问式的领导方式,发挥导向和教练作用,让成员在职责范围内充分发挥能动性,自主地完成项目工作;其次,项目经理应善于激励。由于项目经理通常没有太大的权力对成员进行物质方面的激励,因此,非物质激励方式就特别重要。比如:借助项目的唯一性,给项目成员接受挑战的机会往往可以对优秀的项目成员起到极大的激励作用;另外,对项目成员的工作成绩要及时表示认可。及时是非常重要的,并且最好是当众表扬,比如在上级领导或客户面前对项目团队或具体成员作出正面的评价。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。