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培训讲师谈管理:优化时间告别加班

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

 平衡工作与生活的关键

  当你的朋友、爱人,尤其是妈妈不厌其烦地叮嘱你,“不要工作那么卖力”时,你会踌躇一下。这是为什么?一方面,你明白他们说得有理。每天连续工作12到14小时是不行的,这让你疲惫不堪,情绪暴躁。可一旦面临需要设定工作时限时,你就会跟自己和亲友们搪塞说,“只是最近比较忙而已,情况很快就会好转的……”


  事实上,情况不会好转。当意识到你可能没办法搞定全部工作,而问题的根源似乎是你时,你会左右为难。一方面,看到别人似乎都能完成自己的任务,你充满负罪感;另一方面,你担心,如果自己求助于人或一味拒绝任何请求,别人就会认为你推卸工作,是个没有能力创造价值的蠢货。


  尽管这些恐惧可以理解,但这实在没必要。作为一名时间管理培训师,我发现,平衡工作与生活的关键是,基于现实客观地评估你的日程安排,而不是用一种模糊的恐惧感支配你的决定。不论你在团队中多重要,没人能把100小时的工作压缩到一周40小时或60小时内完成。一旦确信自我和外界强加于你的预期不合理,你就可以着手做出改变。


  以下,我列出五个步骤,帮助你一步步找回自信。这些点子对于个人与团队都适用,尤其是当你负责管理团队预期时。


第一步:制定时间预算

  第一步:制定时间预算


  通常,理财高手会采用几项原则。比如,他们只花手头的钱,避免不必要的欠债,以及随之而来的压力与花销;他们会尽量合理分配金钱,从而留有足够的资金购买所需;他们在无负面影响的前提下,尽可能削减开销,并购买高回报率的投资产品。同样的原则也适用于有效率的时间投资。要想了解自己究竟能处理多少事情,你首先应当计算自己每周有多少时间可以用来“花费”。如果你倾向于在工作上多分配一些时间,那么可以采取反向计算法。例如:


  每天用于工作的时间=24-睡觉时间-上下班时间-私生活时间-锻炼时间-自我保养时间


  我所说的“私生活”是指,日程中能让你产生自我满足感的部分,它对你而言至关重要。每个人的私生活各不相同,可以是家庭聚会、志愿服务、社区活动或弹钢琴之类的个人爱好。“自我保养”则包括吃东西、洗澡以及梳妆打扮等。一旦你了解了自己每天的时间预算,就可以计算出自己一周的时间预算。对于某些人来说,每天做的事情差不多。但对于另一些人而言,他们每天私人时间的安排大不相同。


  一旦你认识到自己的时间预算额,就可以着手估算每天各种事项的时间量。比如,你要做些“维护类”的事项,如回复邮件或制定计划;“执行类”的事项,如开会或完成报告;“开发类”的事项,如开拓市场或人际网。我的建议是,列出每天不同的活动事项,然后写下预计要花的时间或所占的时间比例。举个例子,我每天工作时可能用20%的时间回邮件,50%的时间做项目,另外30%的时间进行开发类活动。


  注意,你不光要考虑每项活动所花费的时间,还要考虑衍生的时间花销。比如,一个时长1小时的会议可能往返的路上要花去30分钟时间,还要花30分钟做准备,15分钟做跟进。这就意味着花在这个会议上的总时长是2小时15分。因此,如果你每天有9小时的工作时间预算,并且不希望利用多于50%的时间开会,那么,你每天平均可以出席2次这样的会议,每周最多只能参加10个这样的会议。


第二步:能省就省

  第二步:能省就省


  在制定出时间预算之后,你通常会发现,在时间允许的情况下完成的工作量远少于预期的量。但这不代表你应立即找主管诉苦。你需要认真审视自己的时间安排,并尽可能节约时间。


  我的一位读者深受时间紧张之苦,于是用心学习了这项原则。她并未向上司抱怨工作量太大,时间不够用,而是采取了如下措施:


  “我一再接手截止时间相同的项目,但手头上还有其他正在进行以及长期要做的项目。于是我不得不试着协调不同项目的工作时间,这让我压力很大!于是,我开始思考是什么原因造成压力,然后在不一味加班的情况下,着手处理可控范围之内的事情。比如说,我联系了一位负责长期项目的项目经理,询问有没有可能把我的工作内容暂缓两个星期。稍事谈判后他同意了,这就为我接下来的两周节省出24个小时。然后我通过雇用一些其他部门的兼职人员、调整项目范围或者为另一个项目争取延期等方法攻克了其他一些难题。我并没有感觉自己是个不堪重负的可怜人,而是觉得自己如此厉害!”


  工作危机临头,你或许需要采取一些极端手段,但也可以采取一些更微妙的措施,譬如从不重要的会议中脱身;和你的同事在一对一面谈中商议事情,而不是一周发50多封邮件讨论它们;从某个委员会卸职;关闭邮箱的弹出提醒功能,或在即便追求完美也不会添加价值的事情上减少时间投入。你需要思考自己该做什么,该花多长时间做不同的事情,并时常审视这些预期是否合理。如果有可能,你应该在每周的待办事项上只添加你能应付得来的任务。


第三步:对比事实与预期

  第三步:对比事实与预期


  一旦你接受了时间有限这一事实,并充分利用了快速见效的方法,你还需要对比实际与预期的时间分配情况,进一步完善预估。比如说,你最初认为回邮件只需占用一天中一个小时的时间,但当回顾实际用时时,你发现自己用了两个小时。(你可以通过多种方式监测时间花费。如果你想做到精确,可以利用RescueTime之类的应用程序帮你记录在电脑上每项活动所花的时间。)在面对这样的现实时,你需要评估自己是否可以写更简短的邮件,利用TypeIt4Me等应用程序,或采取其他写电邮的攻略,节约工作时间。如果以上措施均不能达到节约时间的效果,那么与其与现实抗争,你不如增加这方面的时间预算。


  “二八法则”(人们用来完成重要任务的时间仅占所有时间的20% ——译者注)也可以帮助你在预算内安排所有任务。但是要想利用这一法则,你需要完全接受一个现实,那就是你不能完成所有事情,也不能取悦每一个人。举个例子,当你衡量每项任务的价值时,你可能会发现,婉拒人们希望你出席的会议,以便腾出时间完成优先度更高的任务是明智之举。你还会发现,你只利用了比预期少的时间就获得了同样的影响力。打个比方,出席30到45分钟的同事聚餐活动可能与待上2小时所获得的影响力相仿。早点离席的话,你就可以投入一小时的时间锻炼身体或完成一项提案,从而在时间投资上获得惊人的回报。尽管你做出的某些选择会使他人尤其是你自己感到不舒服,但改变常规所带来的短期不适可以带来巨大的长期收益。


第四步:寻求帮助

  第四步:寻求帮助


  如果你采用以上三个步骤,仍不能完成计划内的事情,那么是时候向他人求助了。你可以采取以下清晰、具体的步骤。但在你这样做之前,千万别因为自责或感觉很失败而失去自信。没有人可以完成不可能完成的任务,因此,当你的时间预算透支时,不要担心会被人评判能力不足,而要把它看作你需要调整自己环境的信号。


  面对你的上司或者想要给你加更多项目的人,以下是如何针对时间预算进行讨价还价的方法:


  收集事实:通过一个简明扼要的单子,列举手头的项目以及每项花费的时间。如果你采取了以上三个步骤,那么你应该已有单子在手。


  视觉展现:这一项可以和打印填满了会议和任务时间的周历一样简单,或者和展示出整体的项目计划一样复杂。采取什么格式并不重要,目标是显示出可用时间和工作量的不一致性。


  战略协商:与其把协调工作的谈判当作一场战斗,不如把它当作战略性对话,争取最大化地贡献你的价值。或许你可以降低某项任务的优先级,或委托他人来做,要么就简化它,以便节省时间来应付优先度更高的任务。要想战略性地解决问题,你应该向他人请教如何设定工作的优先级。这样,你就不会显得不尊重他人或不服从指令,而是和他人共同努力,解决时间局促的难题。


第五步:反复平衡

  第五步:反复平衡


  生活与工作充满了变数,因此你不能简单地设定你的日程表,然后期望一劳永逸地用它十年。通常情况下,你需要每天或者每周(最长每个月)重新衡量和制定你的时间表。也就是说,如果某一周你为某一项活动分配的时间不足,比如说处理邮件这项,那么下周你就可以在这一项上多分配一些时间。或者,可能有一周你需要全身心投入到准备报告上,那么下一周你就可以补开一些会议。真实可行的目标是在你的工作周内(包括工作时间和非工作时间)对时间进行恰当分配,并取得平衡。


  最后,我想鼓励并警告大家一下,实践我所列出的步骤不仅会让你更健康快乐,更会让你变得谦逊。当你开始接受自己能力有限的事实时,你就不得不承认自己是不完美的,无法兼顾所有事情。如果你永远是队伍里那个万事不求人的完美主义者,那么这些行为上的调整或许会令你对于自己的身份感到有些迷茫。你需要重新定义自我,做“时刻保持冷静,同时能按时、高质量地完成任务的人”,而不是“经常神经紧张,能在短得离谱的时间内完成任务,而且从不说‘不’的队员”。这样的转变是需要时间的,但最终它会使你更享受事业之旅,并让你周围的人感到快乐。(译/康欣叶 校/陈圆妮 方颖)


  伊丽莎白·格雷斯·桑德斯是时间管理培训师、《高效时间管理的三个秘诀》(The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress)一书的作者,也是Real Life E Time Coaching & Training公司创始人。

 

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。