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培训讲师谈管理:降成本新利器AZBB:节省16%

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

一家顶级跨国银行由于收入持续下降,面临经营困难,该银行当时已经采取精益方法,希望能控制其不断上涨的成本,但并未实现大幅的成本节约。罗兰贝格为这家银行设计了一个一年期的AZBB项目(零基预算是以零为基础编制计划和预算的方法,编者注),通过深入了解银行的工作方式与流程,解决了从IT运营到面对客户的企业融资等部门的问题,最终帮助这家银行优化了企业组织结构,并从其几百亿美元成本中确定了15%-20%即时可节省的成本。

同这家公司一样,目前许多公司随着各种生产成本的不断上涨,经营出现明显放缓的趋势。从2006年到2012年,全球商品如煤、石油价格分别上涨了102%和40%。同期,东亚国家劳动力成本平均增加了32%,而商业地产的租赁成本也平均增加了34%。自2006年至今,中国的劳动力成本已经上升了130%;预计到2015年,中国平均工资预计将达到每小时4.4美元,是2000年的4倍。此时,不管是亚洲本土企业还是在亚洲的跨国企业,维持利润率水平都将是一个核心挑战。

企业面临重重挑战,不仅亚洲CEO,实际上全球所有CEO都需要在这个增长缓慢、成本增加的时期里保证收入水平。企业需要制定更高效和更灵敏的管理结构,应对愈演愈烈的竞争与越来越多的市场变化。面对这些新变化,AZBB是一个能够应对这些快速变化的管理工具。

为什么选择AZBB

CEO在寻求建立高效组织的方法时,需要在成效与负面影响中取得平衡。低幅度削减成本与活动,不会对企业的营运及效率产生太大的作用;相反,大幅削减可能影响工作质量,以及破坏团队的完整性并牺牲可能让企业在未来脱颖而出的投入。对于管理高度复杂、具有多层管理团队的企业领导人而言,明确可以节省成本的地方和方式显得尤其重要。

罗兰贝格开发了一套新的方法论——AZBB。AZBB前所未有,因为AZBB主张最接近市场的部门去负责确定对业务最有利的活动和成本,进而实现成本节约的目的。这是一种自下而上的方式,可以更好地实现成本节约效果。这种方法尤其适用于亚洲,因为亚洲企业和文化更注重员工之间的和谐气氛。

近几年,罗兰贝格在亚洲和全球为各行业的领先企业开展了60多个项目,利用AZBB优化其运营,降低其成本。基于项目经验,罗兰贝格发现AZBB更适用于大型企业,因为这些企业的运营结构相对稳定。在发展缓慢期,企业一般削减预算作为暂时性的应对措施,但并不能产生大幅或者持续成本节约的效果。更糟的情况是,如果节约效果不理想,一些公司就必须重组。这对中长期业绩必定有不利的影响,对员工士气也有一定的打击。AZBB选择折衷道路,提供更灵巧、更具针对性的节约成本方式,并增加企业成本的灵活度。此外,AZBB同时适用于企业繁荣与困难时期。

企业何时需要AZBB

企业领导者遇到以下5种情况时,就说明需要AZBB。

1.“我们希望公司业务符合市场需求,但不知道从哪开始。” 很多公司的结构都是基于其快速发展时期,但现在为了适应快速变化的市场就必须继续调整,亚洲尤其如此。AZBB可作为企业重组活动或长期转型的踏板,因为AZBB可以确定中短期成本的节约。同时,这些节约的成本可以作为更长期的活动或者规划项目所需的资金。

2.“我们希望设计并实施最佳管理实践,以推动公司发展。”许多亚洲企业尤其是中国企业,都希望能打开海外市场。但是,他们在管理本土以外的团队时,有时会缺乏国际视野或经验。AZBB已被证明适用于全球企业,可以作为本土企业走向海外的跳板,同时可减少浪费,进而保持低廉并灵活的成本。

3.“我们已经试过多种提高效率方法,但效果并不明显。”AZBB不仅尝试找到更好、更低廉实现目标的方法,同时也质疑某些任务是否值得去完成,并通过团队去制定新预算及明确职责。将这些细枝末节的重点与中短期成本思维模式结合起来,企业便确定可以实现成本节约的地方,并能对经营成本产生即时影响。

4.“我们未能将业务单元进行有效整合,未能释放收购后的协同效用。”AZBB会描绘所有业务活动,可以确定不同任务的工作量。AZBB在确定团队之间重叠工作量方面尤其突出,这是在并购中可以实现协同作用节约的主要来源。

5.“我们希望提高中层管理的能力,建立具有成本和效率意识的企业文化。”营运稳定的大型企业一般不会核对每项成本中的细节,成本管理因此比较松散。AZBB项目通过量化各团队主要任务的“总体成本”,提高部门经理的成本意识。应用AZBB项目的客户经常向罗兰贝格反馈,他们的经理现在都有强烈的成本意识。

AZBB项目实施的三个阶段

第一阶段:诊断。AZBB方法基于罗兰贝格对客户业务在细节层面上的理解。诊断阶段一般被分为三个部分,持续9到10周,保证有足够的时间来充分理解客户活动与成本结构,进而确定优化理念,最终获得客户认可。

管理高层全体参与——AZBB项目通常始于与客户管理高层的采访与讨论,来了解他们的战略与运营理念。战略理念——基于组织目标,理解客户业务如何运作(例如:增长性业务、近期投资以及支持部门会以不同方式解决);运营理念——理解企业内部细节情况,如行政要求和运营变化要求的差别、或者项目进行中必须参与的关键利益相关方。

活动与成本基础诊断——与部门经理建立紧密合作关系,这些经理通常管理15到20人的业务团队,并制定活动与关键流程。罗兰贝格将每个团队一年内的任务、活动标绘出来,理解团队工作的分配与流程机制(任务频率、时间、级别水平等)。在这个阶段,我们会详细分析每个业务单元的成本基础,量化每项任务的成本(人员成本与非人员成本)。

通过与部门经理的紧密工作,罗兰贝格描绘每个业务单元的多维度工作量图和成本细节,如业务单元生产什么?频率是多少?客户是谁?与以收入为导向的活动相比,内部行政需要多长时间?IT如何将任务自动化?进一步自动化是否有意义?这一初始阶段不仅有助于在我们和客户之间确立良好关系,同时有助于我们全面了解业务,为双方创造一个确定可优化活动的平台。

优化活动的确定、量化以及客户的初步确认——AZBB项目能在未来18个月的时间内,为公司业务节约成本,并大幅优化或终止一些不必要的任务。通过询问相关度以及现有运营模式的问题,罗兰贝格帮助部门经理全面审核每个活动。这些问题包括:需要这项活动吗?合理的服务水平是什么?谁来负责这活动?是否可以通过标准化和自动化对其简化?资源是否得到合理分配?

这些问题有助于形成优化理念,进而减少任务、提高生产率、实现资源再分配。在对成本节约潜力初步评估后,罗兰贝格和客户部门经理一起开发实际的优化工具。在这一过程中,罗兰贝格会一直要求客户参与,来保证工具的实用,并能带来预期的节约效果。AZBB设计之初,就是自下至上,为企业提供定制化的成本管理解决方案。这些公司希望不仅让运营更加精简与高效,同时成本节约可以作为增长项目的资金。

第二阶段:成本识别。罗兰贝格团队和客户产品经理一起识别成本的削减空间,仔细审查每项活动是否必需,是否以合理方式开展,资源配置是否得当等因素。罗兰贝格团队会利用每一次机会尽量做出全面分析,帮助企业增进对成本控制的理解,让产品经理与管理层就项目进行磋商沟通。

第三阶段:运用RBPoint制定预算。罗兰贝格将AZBB作为一个以结果为导向的项目,来确定并量化高效杠杆,但同时也为客户提供一条清晰的道路,用于将预算节约转化为坚定并可行的再投资计划。

在这个阶段,罗兰贝格团队与客户一起制定执行时间表,并为每一个经理分配其角色与职责。为了保证客户实现预期节省目标,罗兰贝格为执行经理以及高层管理提供RBPoint工具。RBPoint是一个可以记录每一实施计划以及所有计划效果的互动工具,它将整个过程可视化,保证所有削减以及再投资计划的完整与按时实施。

世界的竞争规则已经变了。在新的环境下,规模不再是长期成功的惟一保证。行业领先的公司必将是那些能以低成本创造高质量、在新机遇下创造增长的企业。罗兰贝格率先开发AZBB管理工具,为客户明确可以进行有效成本节约的地方,而无需采取具破坏性的重组项目。AZBB流程会与客户部门经理紧密合作,鼓励经理寻找可以节约的地方,提高经理对计划的认可度并有利于计划的实施。同时,实际执行的经理们更有经验,知道如何让成本削减计划与流程优化保持一致。最后,AZBB通过共识实现成本控制,有助于在企业各部门培养成本意识的文化。

常博逸是罗兰贝格全球首席运营官兼亚洲区总裁,雷启迪是罗兰贝格合伙人。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。