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培训讲师谈管理:BYOD:让自由办公成为现实

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

BYOD

BYOD(Bring Your Own Device)——自带设备办公,是IT领域最需要关注的第二大技术趋势。BYOD对企业在降低成本、吸引人才以及提高灵活性等方面大有益处,但同时在信息安全方面也带来很大隐患。未来企业正确地实施BYOD策略不仅要以员工为中心,还应注意四个具体问题。

每天,我们都会收发几封邮件,开头是这样的:“由于本人出差在外,无法及时回复您的邮件,请见谅。”我们给自己找到最无可厚非的“不工作”借口,就是无法在某台电脑前或某一工作场所内出现。无论何时,候机大厅总会有几位行色匆匆的商务人士,拉着小小的旅行箱,背着大大的电脑包。我们可以推断,这位短期出差的商旅人士所在公司要求员工只能通过一台相对笨重的设备登陆工作系统。下班前,你决定把工作带回家。在完成各种存储之后,回到家你发现还是少传了一个文件!

作为员工,我们不禁要问:为什么公司不能用云存储和云计算为员工提供服务,让员工更加灵活、便捷地办公呢?

BYOD(意为“自带设备办公”,这些设备包括笔记本电脑、平板电脑、智能手机等终端设备),是员工消费IT化的一个戏剧性结果。

这一模式的原动力来自员工而非企业。一方面员工对新科技有个人偏好,另外一方面,这些新技术在设计和开发时并没有考虑企业的应用环境和要求,因此,公司只能被员工驱使、被动地做出反应、进行调整。

根据电信产业顾问公司Ovum在2013年针对19个国家共4371名雇员的调查结果显示,目前有大约60%的员工通过他们自己的智能手机和平板电脑访问公司的数据,但是只有1/3的企业针对这些个人设备部署了相关的管理工具和流程。

与3D打印同时出现于2012年年中的BYOD并没有引起广泛的关注,主要原因是,3D打印被看作颠覆制造业的投资选项,而BYOD则被公司高层和董事会视为“附加成本”。

然而,无论你看见与否,BYOD就在那里。

目前,越来越多的银行开展移动营销,指导用户进行直观的操作,以替代书面或口头的讲解;医院正在开展无线医疗,简化人工送取资料的流程,依靠数字设备形象地讲解治疗方式;销售人员希望通过移动终端与客户直接签单,降低口头协议的不确定性;大型知识性企业则推行无边界移动办公,应用移动化正在极大改变企业的办公模式。一方面员工使用自带设备的高涨情绪,一方面是企业的消极应对,那么,BYOD的风险和收益究竟如何,是否值得公司投入?企业如果发展BYOD的办公模式具体要遵循哪些原则?

可见的收益

BYOD被称为IT领域最需要关注的第二大技术趋势。各大厂商也都希望能在BYOD中分一杯羹,其中包括原设备供应商IBM、戴尔和惠普;通信设备提供商和网络安全供应商思科、Juniper、华为、McAfee等;专注于移动应用、移动设备管理的新创公司AirWatch、思可信(MobileIron)、BoxTone、Citrix等。然而,绝大多数BYOD供应商只专注于与CIO、CTO对话,却没能阐明BYOD会为CEO、CHRO、CFO等其他C级主管带来怎样的收益。

1.降低成本

BYOD究竟能否节省成本?直到今天,两方观点仍然针锋相对。

一方认为,员工自带设备当然会直接减少公司购买IT设备的成本。比如,美国就业机会平等委员会(EEOC),2011年决定砍掉IT部门第二年预算的15%。该委员会的CIO金柏莉·汉彻(Kimberly Hancher)在调查所有设备的使用情况后发现,由委员会发放的商用黑莓手机中竟然75%没有任何通话记录。她说:“大家都把黑莓手机锁在抽屉里,出差的时候才会拿出来,平时会选择用个人手机查看邮件和打电话。”与信息安全团队、公司法律顾问和工会负责人经过数月的合作,EEOC出台了一个实验性方案,员工可以通过指定代理服务器,用个人设备查看和处理公司邮件、工作日志、通讯录和工作任务,同时员工可以自愿选择交回黑莓手机。3个月之后,EEOC发放的500部手机有462部被送回,IT部门的预算减少了20%-30%。

再如,黑石集团(Blackstone Group)的CTO及董事总经理比尔·墨菲(Bill Murphy)在集团内部实行BYOAD(Bring Your Own Apple Device)策略。该集团的2000名员工中有600人用自己的iPad。这么做的好处在于,集团内基本可以实现无纸化办公。以往,公司通过FedEx给董事会成员寄送资料,但是每年寄送4次的价格就相当于一台iPad。而BYOAD不但节省成本,还能加速文件的处理流程。但黑石集团只允许苹果公司产品作为办公设备,原因是安卓系统设备的不同型号和不同配置会让IT人员头疼,而且厂商或黑客有能力完全控制安卓系统。

黑石集团的半步走策略代表了另一派的观点——企业硬件设备的支出远远低于BYOD带来的其他隐形成本。这样的话,成本不但不会下降,反而可能会上升。公司实施BYOD、移动设备管理(MDM)、移动应用管理(MAM)计划需要考虑如何支持安卓、IOS、OS X、黑莓、Linux、Windows 8、塞班等多个系统。而设计解决方案、开发内部应用程序和相应的人力资源等成本都相当高,此外,公司还要考虑网络带宽、企业策略更改、BYOD津贴补助、风险管理等多重因素。

美国市场研究公司Nucleus Research的首席分析师朴炫(Hyoun Park)则表示,大多数企业并不是以成本收益为标准来制定BYOD计划,而是这一策略能带来的生产力和创造力。

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2.提高生产力 获得灵活性

据《2012-2013年英特尔IT业绩报告》显示,2012年英特尔的BYOD计划共支持2.35万个自带设备,同时开发了公司内的APP。据英特尔员工反馈,BYOD让他们平均每天能够节省57分钟。2012年英特尔BYOD计划相当于带来了264万个工作小时的增益,而这仅仅是初步推广至1万名员工后的数字。虽然工作效率很难衡量,但是一位员工给出了非常具体的描述:“我每天使用自己设备的时间大概在1至3小时。坐地铁的1小时里,我阅读资料、创建文档、通过即时消息与同事进行沟通。回家照看孩子时,我也可以查看项目审批单。”

华为诺亚方舟实验室的袁明轩博士表示,员工作为社会人,生活、工作和阅读的碎片化已是不可逆转的事实。强制要求员工工作时间的完整性并不符合现实情况,我们工作和生活的界限已经无法像原来一样清晰。更何况全球化的业务模式也让很多行业和职位上的工作人员无法在同一时区、同一办公地点、同一台设备上处理业务。工作的移动性和灵活性已经成为很多优秀人才在寻找工作机会时考虑的首要因素。

灵活性的提升随之会带来公司创新能力的提高。硅谷著名的“游戏室”、“咖啡吧”说明创新的思想更容易在日常办公环境以外的交流中产生。但是创新管理一直都是各公司自成一体,要么单独成立创新中心、研究院,要么仅依靠项目负责人和高管们的智慧。而建立在BYOD上的平台,无疑会带来另一种解决方案:工作灵活性能够更好地帮助团队成员、跨地域员工进行随时随地的交流,让更多员工的创新想法不至于在没有团队支持、没有协同合作平台的情况下沦为茶余饭后的谈资。

3.吸引与留住人才

永远不要忽略BYOD的最重要特性:员工驱动企业适应“IT消费化”的变化。往往提到BYOD,IT经理们更多想到的是设备管理,但实际上成功实施BYOD的关键是“以员工为中心”的管理。华为IT云计算产品线总裁任志鹏说:“网络正从静态走向动态,从关注技术和设备向以业务、用户和体验为中心转变。”

例如,Good Technology公司就致力于为政府、企业、及个人,在众多移动设备上提供先进易用且安全及时的数据同步手段,客户包括思科、英特尔、VISA信用卡、沃尔玛、星巴克等公司。Good Technology公司的亚太区副总裁吉姆·沃森(Jim Watson)认为,公司如果能为BYOD提供补贴,将成为吸引优秀人才的一个“卖点”,就像为员工的私人汽车提供商用补贴一样。顶级企业的人力资源经理会对应聘者说:“你来吧,我们每月为你的手机、平板电脑补贴20美元。”而应聘者会想:“哇,这家公司太酷了。”在沃森眼里,BYOD对于员工和企业来说是一个两厢情愿选择。一方面,根据他们的调查,2012年已有50%的员工要求企业允许他们BYOD;另一方面,公司与其在每个员工身上每月花费70美元的设备运维成本,不如每月补助20美元,让员工带自己备加爱惜的设备和已经习惯的操作系统来上班。

和“驾驶狂躁症”一样,办公环境里20%的负面情绪都与员工咒骂设备老旧、系统失灵相关。以往公司统一采购员工办公设备时,为了保证与企业应用的兼容往往会固守陈旧的操作系统版本。但是,设备和操作系统过时的公司又如何能吸引“只知Wi-Fi不闻双绞线”的新一代员工呢?

规避风险的操作方式(一)

规避风险的操作方式

根据IT服务公司TEKsystems对1500名IT高管和2000名IT专业人员的调查显示,超过一半的IT高管和65%的IT专业人员称其公司的BYOD陷入三种极端:“没有进行沟通”、“没有规则指导”和“完全不准员工在工作中使用自己的设备”。这样可能的结果是,要么在公司不知情或不关心的情况下,员工已经开始BYOD却给公司带来了极大的安全隐患;要么为了避免数据泄露等安全问题公司彻底禁止BYOD。而正确地实施BYOD策略要注意以下4个具体的方面。

1.以员工调查为基础

2013年年初,戴尔旗下的Quest Software委托了市场研究公司Vanson Bourne进行了一次全球调研。Vanson Bourne对全球大企业的IT负责人进行了访谈,访谈企业共计1485家涉及澳大利亚、法国、德国、印度、意大利、美国、英国、中国等国家。调查结果显示,“以设备为中心”进行BYOD管理的企业,要比“以用户为中心”的企业,更容易遇到问题和挑战,比如规则滥用或者数据泄露等。调查还发现,相当多的企业认为,“以用户为中心”的方式,的确能为公司带来竞争优势:77%的企业认为BYOD使得企业员工工作时间更具灵活性,73%的企业认为BYOD使得员工更具创造性,71%的企业认为通过使员工随时随地的共享信息可以加速企业创新,70%的企业认为BYOD是团队合作和协同工作的催化剂。

由于BYOD策略未满足部分员工的预期,而使得企业推进BYOD计划延迟的情况并不少见。企业不要假设员工的需求和BYOD的项目期望一致,最好从调查着手。调研的内容可以非常简单:确定员工是否愿意购买自己的设备或使用公司配备的设备?咨询员工喜欢什么设备?以及在工作场合使用哪些应用完成了哪些任务?这样企业才可能制定恰当的规则。

2010年,IBM开始实施BYOD模式,40万员工中有8万名通过智能手机和平板电脑访问内网。IBM的CIO珍妮特·霍兰(Jeanette Horan)对数百名BYOD的员工做了一个抽样调查,发现员工在使用一些应用时,可能包含公司内部资料,甚至被存储到不受控制的外部网络上,而且员工的安全意识较差。霍兰团队起草了一份非常具体的BYOD规范,内容包括:禁止员工使用Dropbox等云存储应用,禁止内部邮件自动转发到公共邮箱,禁止用智能手机创建开放的Wi-Fi热点。如果没有具体的调查,CIO是无法知道员工都使用了哪些APP,或有哪些行为偏好,更无法制定明确的规则。

2.精心制定BYOD计划

CIO、CTO在了解了企业的自身情况,仍然要以员工为中心而非设备、应用为中心制定计划。简而言之,可以按照用户来关联设备,以用户权限(比如级别、岗位)来有差别地支持应用程序的使用;在用户更换岗位、离职或者购买新设备后根据账户权限进行设备或者应用的调整,将商业数据和个人数据分离管理。如果以设备或应用为中心进行管理,员工调岗、离职和更换设备会给技术团队带来大量的工作。这点是华为5W1H(Who、Whose、What、When、Where和How)的情景感知策略、感知接入情景与上述IBM早期操作方式最大的不同,毕竟硬性政策无法追赶新设备和应用的开发速度。换言之,设置正确的参数,找到“什么是允许”的,比找到“什么是禁止的”更为重要。

制定BYOD计划绝不能只依靠技术部门。公司信息的安全性和保密协议可能会因各个部门业务范围和规模的差别而不同,用户的权限不能仅凭借一张组织构架图来设定,所以需要联合业务部门的主管。员工工作时间的灵活度也会涉及到绩效考核标准的改变,所以HR人员也要参与其中。更为重要的是技术不仅具有辅助性的功能,也有可能转变为公司的竞争优势,比如为远程销售人员提供的BYOD有可能改变公司在行业内的竞争地位,因此CEO也不能缺席。

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规避风险的操作方式(二)

3.寻找合作伙伴

BYOD虽然在近两年才发展为IT领域应用新趋势,但其实很多公司早已实践多年。以上提及的系统兼容性、无线网络瓶颈、安全防范、数据中心、云计算等技术难题也都不是第一次出现,国内的华为等公司也已经研发了整体解决方案。

华为的业务同步要协调跨140多个国家的办事处,公司90%的高管出差频繁、70%的营销人员在境外工作,为了满足这些人员的处理邮件、审批销售合同、上报工程进展情况等需求,2009年开始华为就开始探索移动化办公。今年9月4日,华为在上海发布了“泛BYOD融合网络解决方案”,包括不受地域和有线、无线限制的网络资源,以应对用户无所不在的接入需求;融合全网安全、端到端的移动化安全管理;全面虚拟化,远程切换体验,通过桌面云安全地访问公司办公桌面的高安全等级的应用和数据等。

寻找能够提供满足你的BYOD计划的合作伙伴,他们很有可能已经部署了很多BYOD计划,而且是比你想像得要多。谨记不要为了达到一个目的地,而从发明轮子开始。

4.安全性问题

泄露敏感数据一直是企业最为头疼的事情之一,这或许不是BYOD计划本身的错。但是企业员工将个人设备带到公司,就额外增加了泄露数据的风险。

英国电信最近对11个国家的2000家企业进行调查,数据显示,39%的企业因员工使用未经授权设备,导致数据泄露;15%的企业因移动设备丢失或被盗,被他人窃取了设备中的企业数据,让企业信息处于危险境地;45%的企业移动设备有限的防护处理能力让病毒侵入成为可能

只有通过三方面的共同努力才能找到安全性的解决方案。除了BYOD方案提供商的安全系统,公司内部要培养员工的防范意识和树立安全文化,公司的高管也要制定严格的安全规范。不久的将来或许高管在安全管理方面的能力,也会成为领导力的重要一环。

新兴市场的机会

中国公司或许认为BYOD是成熟市场的大公司才应该考虑的问题,但事实并非如此。2013年5月,美国IT咨询公司Gartner的研究显示,迄今为止,实施BYOD的企业多为年收入在5亿-50亿美元之间的企业,地理上的分布很不均匀,BYOD普及率最高的三个国家依次是金砖四国中的印度、中国和巴西。

电信产业顾问公司Ovum也发现,与成熟市场相较,新兴市场中的员工更愿意接受自带终端设备。因为新兴市场的职业人士信奉“活着为了工作”的理念,视 BYOD 为实现职业生涯进步的一种途径。在新兴市场,79%的人认为将自己的终端持续连接到工作应用程序能使他们更好地做好本职工作;而在成熟市场,该比例为53.5%。

或许几年后,那些没有实施BYOD的中国公司,会发现竞争对手早已通过BYOD抢占了人才和战略的先机。

李钊是HBR中文版高级撰稿人。

 

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。