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培训讲师谈管理:少发邮件,从高管开始!

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

  收件箱内的电子邮件消耗了我们太多时间,最主要原因是:我们几乎无法控制收件量。但我们可以控制发件量。这显而易见的道理为一家饱受邮件之苦的公司带来了一场声势浩大的邮件减负运动:当高管减少发件量后,其他员工也会积极效仿。


  总部设在伦敦的国际电力公司的7名欧洲高管,打算提高公司工作效率,有分析建议,可以从大量的邮件发送量入手。最初,高管们认为发件人应该为高邮件量负全责,但他们吃惊地发现:他们自己才是最大的责任者——他们平均每天要发56封邮件。


  国际电力公司并没有用邮件管理工具来解决这一问题,而是借鉴了精益生产的经验:它决定用工业流程的方式对待沟通问题,锁定诸如产量过剩和瑕疵品这样的效率杀手(令人困惑的、不必要的或者无效的信息,它们通常会产生额外的信息)。只要高管少发邮件,员工的发件量就会相应降低。基于这一假设,他们希望在4个月内将高管团队的发件量降低20%。


  尽管存有一些疑虑(有些人认为该做法干涉了个人的做事风格),高管们还是接受了培训,以采取更直接的行动来减少发件量:不到万不得已不发邮件、限制收件人数量、选择最有效的完成手头工作的沟通方式。例如,在电话中,我们可以通过语调来确认对方是否理解了某则信息,而邮件却完全没有此功能。面部表情和身体语言可以让面对面沟通成为更丰富的交流方式。


  高管团队每周都会收到自己和整个团队的培训进程报告。3个月内,整个团队的发件总量下降了54%。国际电力公司的其他73名伦敦员工的发件量也随即开始减少,即便他们没有接受过任何培训。事实上,员工发件量降幅达64%。如此一来,公司每年多出了10400个工时,这相当于生产率提升了7%。这一新方式立即被纳入了高层团队的行为准则,并且已持续了两年。


  高管少发邮件的行为能够促使下属更大程度地少发邮件,这为那些希望减轻邮件负担、提高工作效率的公司提供了一个简单且廉价的办法:


  1、教会高管更加谨慎地使用邮件。


  2、让他们设立一个减少发件量的目标,并将之纳入绩效目标。


  3、每周提供反馈。(译/腾跃 校/牛文静)


  克里斯·布朗和安德鲁·基利克皆就职于英国切斯特Modeuro咨询公司。凯伦·雷诺是英国格拉斯哥大学高级讲师

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。